2020. El año de la Facturación Electrónica

Muchas compañías podrían pensar en que no hay nada de malo con mantenerse en lo de siempre. Seguir trabajando sus procesos bajo los medios tradicionales y no ser parte del mundo digital que para muchos puede ser asustador y lleno de incertidumbre. Sin embargo, en la actualidad existen ya ciertos procedimientos frente a los cuales las organizaciones se verán obligadas a unirse a la era digital o incurrirán en sanciones legales millonarias e incluso podrían poner en riesgo el funcionamiento de sus negocios.

Para octubre de este año, todos los contribuyentes sin importar el tamaño de su organización deben haber adoptado la facturación electrónica dentro de sus negocios y deben estar reportando de esta manera frente a la Dian. Si bien esto suena sencillo, dar ese paso para empresas medianas y pequeñas puede ser mucho más complejo de lo que se considera. Siendo más específicos, enfoquemos la conversación sobre un proceso que las empresas colombianas han ido adelantando, pero aún falta acelerar la transición y es el de la facturación de papel al medio electrónico, un proceso que por supuesto debe ser aprobado, supervisado y registrado ante la Dian. La facturación electrónica se empieza a convertir en uno de los requisitos indispensables que la entidad exige a sus contribuyentes, con el objetivo de conocer el comportamiento adquisitivo de los colombianos en tiempo real.

No basta simplemente con empezar a emitir facturas de manera electrónica y subirlas a la plataforma. Cada factura que se emite debe estar aprobada antes de llegar al adquirente y en caso de incurrir en alguna equivocación o generar información incompleta, se emitirán sanciones inmediatas para el comercio. 

Lo anterior puede elevar el estrés y el riesgo para aquellos empresarios dueños de PYMES que están abriéndose paso en el mercado colombiano. Ahora bien, de no cumplirse a cabalidad este requisito, los empresarios se verán entre la espada y la pared al tener que adoptar de manera acelerada alguna nueva tecnología contando con poco presupuesto y luchando por mantenerse vigentes entre variables como la competencia, los impuestos y eventuales sanciones, factores que ponen en riesgo los nuevos negocios en Colombia. 

No obstante, así como la tecnología y la era digital han traído consigo requisitos que aumentan el estrés y crean preocupaciones, también han creado soluciones prácticas y ágiles que ayudan a minimizar la tensión que puede estar produciendo este tema entre los pequeños y medianos contribuyentes. 

Integrar un software propio de facturación electrónica a sus negocios puede significar precios muy altos, capacitaciones costosas e incluso, mientras se aprende a manejar a la perfección, posibles sanciones innecesarias frente a la Dian. Por esta razón, lo más recomendable en estos casos es hacer uso de los softwares en línea de facturación electrónica que les permitirán hacer esta transición de manera rápida, segura y eficaz. 

 

 

Con el fin de evitar fenómenos como la evasión de impuestos, ahorrar papel y tener las cuentas más claras, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) encamina el proceso de facturación electrónica en el país.

De acuerdo con la entidad, actualmente se encuentran registrados “un total de 113.963 contribuyentes para facturar electrónicamente, de los cuales 50.971 se encuentran habilitados para expedir este tipo de documentos”.

En los cálculos de la organización se establece que, en promedio, al día se hacen 4 millones de facturas electrónicas, lo que ha llevado a que se hayan procesado 134,2 millones de documentos, desde empresas que están autorizadas o desde la misma Dian.

El calendario de fecha límite para acogerse al uso de estas facturas ya está disponible e incluso existen empresas que están obligadas a utilizar este tipo de facturación, dependiendo de si ya se venció el plazo del sector de la economía para el que trabaja.

Según retrató la información dispuesta en el “calendario de masificación”, el 2 de mayo de este año es la última fecha para que los segmentos de “actividades servicios administrativos y apoyo” y “Agricultura, ganadería, caza, silvicultura y pesca” inicien su camino hacia la implementación de este mecanismo.

Para esta fecha, ya son 15 las industrias que se encuentran incluidas en la lista de la Dian entre las que ya deben empezar a presentar facturación electrónica.

En Colombia, la factura electrónica tiene un visto bueno legal desde 1995. Sin embargo, según explica un informe de Seres, compañía autorizada para implementar ese tipo de pago, “fue hasta 2016, cuando comenzó el proceso de masificación y obligatoriedad, a través de la publicación de la Ley 1819”, siguiendo el ejemplo de países como Chile o Argentina (ver Claves).

Acceso

Recordemos que la organización cuenta con un servicio gratuito para que quienes lo necesiten puedan expedir facturas, notas débito y crédito electrónicas.

“El servicio incluye la entrega sin costo del certificado digital de firma, que en el mercado se puede adquirir desde 300.000 pesos. Se pueden generar documentos de forma ilimitada incluso desde un dispositivo móvil”, complementaron voceros de la Dian.

Además de esta posibilidad, la organización encargada de los impuestos también dio el visto bueno a 88 diferentes proveedores tecnológicos que también pueden prestar los servicios de facturación electrónica a las demás empresas.

Metas y alertas

Para mantener este ritmo de crecimiento, se espera que el total de contribuyentes que cierren el año haciendo facturación de este tipo sea de 360.500, según estimaciones de la Dian, valiéndose incluso de recursos como el teléfono móvil, del cual la organización espera protagonismo.

Adicional a esto, ya se establece en el Estatuto Tributario que quienes decidan hacer caso omiso a las fechas de obligación de facturación electrónica, pueden acarrear sanciones económicas o incluso clausura del establecimiento.

De la misma manera, voceros de la compañía Seres agregan que “actualmente, la Dian tiene habilitadas los documentos en papel como documentos válidos para requerir deducciones de gastos o impuestos, pero, desde este año, el único formato validado para esas deducciones será la factura electrónica”, lo que representa otro mecanismo para impulsar a la utilización de los medios tecnológicos.

Así mismo, el hecho de que las demás empresas no tengan este tipo de mecanismo podría representar un rezago frente a quienes sí la tienen de cara a los clientes. Seres enfatizó en que también se tendría un mayor control de los ingresos de una firma.

Según señaló esta compañía, “la Dian reducirá progresivamente este porcentaje de procesos en papel. Así, en 2021, las empresas solo podrán registrar no electrónicamente el 20% de sus documentos y, en 2022 el porcentaje se reducirá al 10%”.

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